Ammettiamolo: tutte parliamo di quanto poco tempo abbiamo e di quanto ci piacerebbe avere una più tempo (con tutte le cose da fare che abbiamo) per riuscire a infilare nelle nostre già pienissime giornate un po’ di spazio per noi stesse ( la palestra o la passeggiata con l’amica che non vediamo da tanto tempo).
La soluzione è il work-life balance .
Il work-life balance è l’insieme di tutte quelle tecniche per la gestione del proprio tempo il cui obiettivo è ottimizzare l’organizzazione della nostra giornata per dedicarci alle nostre cose da fare , senza sentirci oberate e stressate.
Obiettivo di questa rubrica è proprio presentare dei suggerimenti semplici e pratici per la gestione del tempo, lavorando in modo più intelligente e trovando un equilibrio tra la nostra vita professionale e personale. Presenterò anche l’esperienza di donne e imprenditrici (“ mompreneurs ”) che hanno utilizzato le tecniche di work-life balance con successo.

di Paola Devescovi

Mamma mia che periodo!! Quante di voi sentono la stessa cosa? Immagino tante. Un periodo non solo pieno, ma con tante cose da fare, diversi cambiamenti lavorativi e personali che mi hanno “obbligata” a rivedere l’organizzazione della mia giornata e le mie priorità al fine di ottimizzare la gestione del tempo con tecniche di Work-life balance .

Devo ammettere che sul momento, quando ho capito che dovevo ricominciare tutto il lavoro di ridefinizione delle mie priorità e di organizzazione della mia giornata, la disperazione si è impossessata di me: mi sembrava di dover buttare dalla finestra quella routine, non perfetta, ma funzionale, che avevo messo a punto con fatica.

Ma, per fortuna, nella vita nulla accade per caso ed ecco apparire nella mia casella di posta un’email da una collega blogger che conteneva un link a un articolo di Andrew J. Cass, esperto di internet marketing, work-life balance , di time management e produttività.

Andrew sostiene che con tutte le cose da fare, se non si riesce a controllare il proprio tempo e a pianificare la propria produttività, si è spacciati.

Ogni imprenditore di successo è ossessionato dall’orologio, nel senso che ogni ora della giornata è pensata e organizzata nei minimi dettagli, ad ogni attività viene assegnato un tempo di esecuzione preciso e la preoccupazione maggiore è proprio la gestione del tempo , non per il ritorno economico, perché “il tempo è denaro”.
Andrew illustra alcuni criteri di work-life balance usati dalle persone di successo nell’organizzazione della loro agenda e, tra questi, tre in particolar modo mi hanno aiutato a ridefinire le mie priorità e l’organizzazione dei miei impegni.

TECNICHE DI GESTIONE DEL TEMPO ( WORK LIFE BALANCE )

1) Prima le attività che richiedono massima produttività (Andrew veramente lo chiama “Prima le attività ad alta redditività”, ma per le mamme lavoratrici penso sia più corretto parlare di “produttività” in senso lato, non solo economico). Iniziamo la giornata con le attività che ci permettono di concludere di più e che ci fanno sentire particolarmente produttive. E nel tempo dedicato a queste attività non sono ammesse distrazioni: niente telefonate, niente messaggini, niente email finché non abbiamo finito.

2) Bathing (o raggruppamento). Per migliorare ulteriormente la gestione del tempo, le persone di successo raggruppano certe attività in certe giornate o fasce orarie. Per esempio, la mattina presto, tra le 7:30 e le 10:30 è il momento in cui riescono ad essere più concentrati per scrivere. Per cui tutti i giorni dedicano queste tre ore alla scrittura e non cambiano programma, decidendo per esempio di andare a fare la spesa alle 8, oppure di rispondere alle email invece di scrivere. Per nessuna ragione al mondo (tranne per le emergenze e per i casi di vera forza maggiore) quella fascia oraria viene dedicata ad un’altre cose da fare . Per quanto riguarda le email (forse l’attività che, personalmente, è motivo di maggiore distrazione), tra le cose da fare , ho deciso di aprire la casella di posta brevemente la mattina appena accendo il pc solo per controllare che non ci siano comunicazioni veramente urgenti. Ora rispondo alle email solamente la sera per un’ora dopo cena e prima di concedermi un meritato relax. Andrew suggerisce un altro tipo di bathing che ho adottato immediatamente perché mi consente, non solo una migliore gestione del tempo , ma di non sentirmi frustrata perché quando passo i pomeriggi a fare l’autista dei miei figli non riesco a dedicarmi ad altro. Così tre pomeriggi a settimana, che comunque non potrei dedicare al lavoro perché impegnata a guidare per il quartiere e zone limitrofe senza tornare a casa perché non avrei sufficiente tempo da dedicare per le altre cose, una volta lasciati i figli alle loro attività extra scolastiche, “raggruppo” attività come fare la spesa, andare alla posta, dal commercialista, dal parrucchiere, lavare la macchina o sbrigare altre incombenze per le quali toglierei del tempo prezioso al mio lavoro. In questo modo, ecco un esempio di work-life balance in quanto non solo riesco a migliorare la gestione del tempo , altrimenti sprecato (se non altro sprecato a sentirmi frustrata), ma mi sento particolarmente efficiente.

3) Ambiente. Questo punto è interessante per chi lavora da casa o ha comunque la possibilità di lavorare in ambienti diversi. Cerchiamo di capire dove lavoriamo meglio. Il vero problema è fare tutto nello stesso ambiente: rispondere alle email, fare telefonate, scrivere, preparare un business plan, ecc. Come si fa ad essere concentrati ed efficienti se, con tutte le cose da fare , il telefono alla nostra sinistra squilla in continuazione, il cellulare gli fa il controcanto, arriva un messaggino, il computer ci segnala l’arrivo di nuova posta e si sta cercando di finire una relazione/articolo/lezione/ecc.? Questo modo di lavorare si chiama “multi-tasking” ed è solo un mito. In realtà è un vero disastro: uccide concentrazione e produttività e aumenta stress e frustrazione!

La soluzione seconde le regole del work-life balance , consiste nell’identificare gli ambienti migliori per svolgere determinate attività. Per esempio, per chi come me lavora da casa, lo studio potrebbe essere l’ambiente per fare telefonate e rispondere alle email. Per scrivere, e quindi trovare la concentrazione tenendo lontane le distrazioni, si potrebbe scegliere un bar o la biblioteca locale. Per leggere una relazione o materiali informativi per preparare una presentazione, per esempio, si potrebbe anche andare al parco se è una bella giornata! Stimoliamo quindi la nostra creatività (ne avevamo parlato durante il webinar sul “Time Management” che avevo organizzato con la mia amica e socia Ann Flynn, life coach e counsellor, un po’ di tempo fa!) e guardiamoci intorno per trovare degli ambienti diversi che favoriscano la nostra concentrazione e produttività.

Paola Devescovi

Una donna e una mamma con molte passioni (arte, lingue, crescita personale e spirituale, “blogging” e internet marketing) e che ha sempre lavorato in proprio. Per 20 anni lavorato come interprete di conferenza e traduttrice. Con l’arrivo dei figli ha deciso di seguirli, e ha cercato di costruirsi un nuovo lavoro che le permettesse di realizzare le proprie passioni utilizzando le competenze acquisite con la libera professione. Così ha aperto un negozio d’arte online e, per imparare a promuoverlo, ha scoperto il mondo dell’internet marketing. Ha studiato con famosi guru dell’internet marketing internazionale dai quali ha imparato a utilizzare gli strumenti più all’avanguardia per il marketing online.
Ci parlerà in questa rubrica di tutti quegli aspetti della vita quotidiana che possono migliorare il nostro equilibrio tra la vita lavorativa e la gestione della famiglia (il work-life balance) oltre ad altri suggerimenti utili per le Mamme del terzo millennio.